Sistem Maklumat Sumber Manusia: December 2012

Sunday, 9 December 2012

KELEBIHAN PERSAINGAN DI DALAM SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA

Di dalam Sistem Maklumat Sumber Manusia juga terdapat cabaran dan persaingan sewaktu menggunakan HRIS di dalam organisasi. Antaranya, cabaran keupayaan untuk mengekalkan tahap komitmen pihak pengurusan senior dan sumber yang diperlukan untuk mengimplikasikan dan menguruskan serta meningkatkan HRIS. Sekiranya penerimaan dan pelaksanaan sistem dapat dilakukan dengan lebih baik, maka secara keseluruhannya sistem ini dapat diguna pakai dalam organisasi tersebut. Antara cabaran lain pula, kebimbangan yang wujud dalam menguruskan kesulitan dan masalah yang wujud dalam sistem ini. Situasi ini berlaku akibat kekurangan tenaga pakar untuk menyelesaikan masalah jika sesuatu masalah itu timbul. Selain itu, cabaran yang boleh memberi kesan besar ke atas organisasi ialah timbulnya halangan yang berkaitan dengan HRIS dan fungsi ke atas HRIS di antara pihak pengurusan atasan dengan pihak pekerja, serta tanggunjawab yang wujud bersama-sama untuk menguruskan proses perubahan dan implikasinya ke atas sistem baru.

Di senaraikan tiga peranan teknologi maklumat kepada sesebuah organisasi:

1) Untuk meningkatkan kecekapan proses secara ketara.

Apabila sesebuah organisasi menggunakan teknologi maklumat sebagai sistem utamanya, maka beban tugas dan masa kakitangan mereka dapat dikurangkan dan setiap tindakan yang dilakukan akan lebih cekap dan berkesan. Ini akan meningkatkatkan proses operasi.

2) Meningkatkan komunikasi

Dapat meningkatkan komunikasi dikalangan pekerja-pekerja, pesaing, pembekal dan lain-lain pihak yang berurusan dengan organisasi. Maklumat yang disampaikan dapat dihubungkan terus kepada pihak yang lain. Dengan cara ini dapat menjalinkan hungungan yang erat dengan pelanggan.

3) Memudahkan kerjasama

Gabungan atau rangkaian diantara beberapa organisasi yang lain dapat memudahkan sesebuah organisasi itu menjalin hubungan kerjasama yang baik untuk kepentingan kedua-dua belah pihak yang terlibat.Ini akan memudahkan lagi urusan diantara kedua belah pihak.

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi atau memberi kelebihan terhadap daya saing. Diantaranya adalah

1. Persaingan dikalangan pesaing didalam industri itu sendiri

2. Kehadiran peserta baru ke dalam industri dan pasaran

3. Produk gantian yang boleh mempengaruhi segmen pasaran

4. Kuasa tawar-menawar oleh pembeli dan pembekal.

Penyertaan oleh organisasi baru dalam industri dan pasaran banyak mempengaruhi turun naiknya hasil jualan oleh pihak industri. Ini kerana pastinya akan ujud banyak saingan terutamanya bagi nilai dan kualiti produk yang ditawarkan oleh pesaing.

Dengan wujudnya produk gantian yang boleh menguasai pasaran, pesaing akan menawarkan produk yang baru dan menarik pada harga yang lebih rendah . Gantian produk merupakan produk yang mempunyai fungsi yang sama tetapi dari jenama atau pengeluar yang berlainan. Oleh itu jika sesebuah organisasi tidak mampu untuk bersaing dengan pesaing mereka, maka mereka sudah tentu akan mengalami kerugian. Ini merugikan kepada organisasi tersebut.

Dengan adanya kuasa tawar-menawar diantara pembekal dan pembeli juga amat mempengaruhi pasaran. Di dalam situasi yang sebenarnya, ia lebih memihak kepada pihak pembekal. Ini adalah kerana jika organisasi tidak memiliki kuasa atau kelebihan bersaing, maka pihak pembekal juga akan sering memanipulasikan keadaan dengan menawarkan bahan mentah pada harga yang lebih tinggi sehingga ia menyebabkan harga produk keluaran industri tersebut terpaksa dijual pada harga yang mahal. Situasi ini akan menyebabkan pembeli enggan meneruskan pembelian. Situasi ini akan merugikan kepada penjual.

Bagi memastikan sesebuah organisasi terus berdaya saing dan mampu bertahan, terdapat lima kaedah atau strategi yang boleh digunakan, iaitu :

1. Kepimpinan Kos

Dengan keberhasilannya organisasi dapat merekacipta sesuatu produk yang lebih baik dan memenuhi keperluan di dalam HRIS, maka organisasi tersebut akan dapat mengaut keuntungan dengan tinggi dan lumayan serta ianya juga dapat mengurangkan kos pembuatan.

2. Perbezaan Strategik

Didalam usaha untuk merekacipta sesuatu produk, organisasi yang strategik perlu melihat perbezaan daripada organisasi yang lain agar pelanggan yang pandai membuat pilihan dapat memilih produk yang terbaik sebagai pilihan. Disamping itu juga mungkin berlaku sesuatu produk itu hanya di perlukan di sesebuah tempat tapi ianya mungkin tidak sesuai di tempat yang lain. Oleh itu organisasi tersebut perlu bijak untuk menilai kehendak dan keperluan pengguna setempat untuk memasarkan produk mereka bagi mendapatkan keuntungan.

3. Strategik Inovasi

Organisasi perlu untuk mengeluarkan produk yang berinovasi dan kelihatan lebih menarik serta lebih fleksibel untuk digunakan. Masyarakat kini semakin sibuk dengan kerjaya dan tidak mempunyai banyak masa untuk melakukan perkara yang kurang penting dan mereka memerlukan satu produk yang cukup inovasi untuk membantu kehidupan seharian mereka. Masyarakat hanya akan membeli sesuatu produk yang mepunyai pelbagai fungsi serta pilihan disamping melihat kewajaran memiliki produk tersebut berdasarkan harga dan kualiti yang ditawarkan.

4. Pertumbuhan Strategik

Sebelum menjalankan sesuatu perniagaan, organisasi haruslah memikirkan bagaimana perniagaan tersebut boleh menembusi pasaran global. Selain dari itu, penghasilan produk baru yang lebih kompetitif hendaklah difikirkan agar ianya dapat memenuhi keperluan pelanggan di seluruh dunia dari semasa ke semasa.Ini akan membantu meningkat pertumbuhan.

5. Perikatan Strategi

Jika organisasi tersebut menjalinkan atau menggabungkan sesuatu organisasi dengan organisasi yang lebih besar juga dapat mempertingkatkan kuasa dan daya saing dalam pasaran global. Organisasi dapat memantapkan penghasilan produk keluarannya disamping menimba pelbagai pengalaman dari rakan kongsinya. Apabila pergabungan itu berlaku, kedua-dua pihak bukan sahaja boleh berkongsi keuntungan, bahkan mereka juga boleh mendapat pengetahuan, kemahiran, kepakaran, kemudahan dan sebagainya daripada rakan kongsinya.

Rujukan:-

1. http://www.slideshare.net/licensedcoffeejunkie/human-resource-information-system-presentation

Kesimpulan

Dalam persekitaran yang semakin kompetitif, penggunaan HRIS adalah sangat penting untuk memastikan perkhidmatan yang efektif dan efisien dapat ditawarkan oleh organisasi kepada para pekerja, pencari kerja dan pengguna. Sistem komputer seperti data, perisian, dan perkakasan dan sistem pengurusan seperti pekerja, peraturan, prosedur dan dasar organisasi memerlukan perhatian yang sama rata dalam pelaksanaan HRIS.

Dewasa kini, HRIS tidak hanya terhad kepada penyimpanan maklumat dan data pekerja organisasi malah ia juga turut digunakan dalam perancangan sgrategik. Perkembangan dalam bidang teknologi maklumat kini akan meninggalkan kesan kepada HRIS dan lebih banyak fungsi sumber manusia boleh dilaksanakan dengan menggunakan HRIS terutama dalam bidang pekerjaan masa akan datang malah tidak mustahil juga dalam sistem pendidikan.

Oleh yang demikian, atas faktor impak yang sangat besar, HRIS seharusnya diberikan tumpuan yang lebih dan teliti kerana ia melibatkan sumber manusia dan pengurusannya. Kesempurnaan dalam pengurusan HRIS akan menguntungkan dari segi pelaburan yang telah dibuat untuk mendapatkan hasil yang diharapkan. HRIS mesti lebih mantap dari masa ke semasa kerana sumber manusia di organisasi itulah yang menentukan kejayaan atau kegagalan dalam usaha meningkatkan produktiviti dan tahap daya saing organisasi itu.

Pengurusan Sumber Manusia Dan Payroll

Pada pandangan saya, pengurusan sumber manusia dan pembayaran gaji dalam sesebuah organisasi adalah saling berkaitan dan memainkan peranan yang sangat penting dalam operasi hariannya. Jabatan sumber manusia dan pembayaran gaji mempunyai hubungan yang sangat rapat kerana ia melibatkan pekerja secara langsung dan tidak langsung seperti pekerja separuh masa, kontraktor, konsultan, operator dan kumpulan pekerja tetap. Pengurusan sumber manusia yang baik akan memberikan kesan kepada program penilaian organisasi yang memberikan kesan dan refleks kepada perubahan bentuk kerja. Kini banyak organisasi yang menggabungkan berkaitan proses pembayaran gaji dengan jabatan sumber manusia untuk lebih mudah dikendalikan.

Pada pendapat saya juga, penggabungan antara pembayaran gaji dan jabatan sumber manusia dapat membantu dalam banyak perkara seperti mengurangkan kos pengurusan dan pentadbiran. Misalnya, jabatan sumber manusia akan menentukan tempoh kerja lebih masa yang boleh dilakukan bagi seseorang individu atau pekerja. Jabatan sumber manusia juga akan menentukan limitasi tempoh untuk membuat kerja lebih masa yang sesuai dengan beban kerja yang terpaksa ditanggung oleh pekerja. Oleh yang demikian, jabatan sumber manusia membuat rekod yang lengkap mengenai jumlah kerja lebih masa dan akan membuat pembayaran terhadap kerja-kerja tersebut. Jabatan sumber manusia sesebuah organisasi dapatlah dikatakan bertanggungjawab terhadap segala bentuk perlaksanaan yang melibatkan tenaga sumber manusia dan pembayaran upah utuk seluruh kakitangan organisasi.

Selain dari itu, pada pendapat saya juga jabatan sumber manusia adalah satu-satunya jabatan dalam organisasi yang berkuasa penuh untuk menentukan proses pengambilan pekerja dari segi bilangan pekerja baru yang diperlukan, tawaran kemasukan, dokumen-dokumen perlantikan, jawatan yang ditawarkan, pembayaran gaji yang diberi, penempatan tempat tugas dan kelayakan yang dikehendaki oleh organisasi untuk mengisi kekosongn jawatan yang ditawarkan itu. Pada masa ini, jabatan sumber manusia akan bertindak menganalisis bagi pihak organisasi mengenai pembayaran gaji yang akan ditawarkan kepada pekerja baru berdasarkan pengalaman dan kelayakan. Jabatan ini akan menilai sejauh mana kelayakan individu itu untuk ditawarkan dengan gaji yang setimpal dengan pasaran kerja semasa disamping menarik minat pekerja-pekerja baru mengisi kekosongan jawatan yang ditawarkan.

Saya juga melihat jabatan sumber manusia sebagai satu jabatan yang bertanggungjawab untuk mengambil kira mengenai ketidakhadiran kerja pekerja tanpa sebab untuk tujuan pembayaran gaji dan pelbagai elaun-elaun yang berkaitan. Kadar ponteng kerja akan mempengaruhi bayaran upah yang diterima oleh pekerja pada setiap bulan. Misalnya, pekerja yang mempunyai rekod ponteng kerja yang tinggi tidak boleh dibayar upah sama seperti pekerja yang tidak mengalami masalah tidak hadir bekerja. Pekerja yang sentiasa ponteng kerja juga, tidak boleh menerima apa-apa kemudahan elaun tambahan atau bonus yang telah diperuntukan oleh organisasi untuk pekerja yang mempunyai rekod yang cemerlang dan kehadiran yang baik ketika waktu bekerja. Oleh itu, peranan jabatan sumber manusia adalah memastikan bahawa pembayaran yang dibuat dan yang diterima oleh pekerja adalah adil mengikut peraturan kerja dan kedatangan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Sehubungan itu, masalah pembayaran upah ini menjadi lebih mudah dengan menggunakan sistem applikasi yang dibangunkan oleh jabatan sumber manusia yang mana sistem pembayaran gaji adalah sistem automatik yang telah disetkan mengikut perkiraan jam bekerja pekerja. Ia akan lebih memudahkan pihak pentadbiran dan pengurusan dalam memantau pekerja dan pemprosesan permohonan kerja lebih masa. Teknologi sumber manusia kini menyediakan sistem perkhidmatan layan diri yang terbaik dan lengkap. Untuk itu, adalah menjadi tanggungjawab setiap pekerja industri untuk melengkapkan maklumat diri mereka ke dalam sistem yang telah disediakan oleh organisasi agar maklumat diri itu sentiasa terkini.

Apabila pekerja industri menggunakan satu sistem yang telah ditingkatkan dengan teknologi terkini, ia bukan sahaja dapat menjimatkan tenaga sumber manusia malah dapat menjimatkan masa dan kos pentadbiran. Kemudian, semua kos ini dapat dialihkan kepada program pembangunan untuk kecekapan operasi organisasi serta penambahbaikan kepada penggunaan teknologi yang lebih meluas dalam organisasi serta persaingannya.

Mengikut pemahaman saya, pengisian borang kerja lebih masa melalui online akan terus ke sistem pengiraan secara automatik dapat memudahkan pekerja jabatan sumber manusia tanpa perlu mengisi borang OT secara manual dan sedikit menyulitkan terutama untuk mendapatkan pengesahan dan sokongan pihak atasan. Melalui kaedah ini juga, organisasi dapat memantau secara lebih kerap berkaitan dengan pencapaian produktiviti pekerja dengan melihat kekerapan dan kadar kerja lebih masa yang dilakukan oleh mereka. Organisasi atau pengurus secara tidak langsung dapat memantau proses kerja, bebanan kerja dan lambakan kerja yang terpaksa ditanggung oleh kakitangan organisasi. Oleh yang demikian, tindakan boleh diambil seperti mengenalpasti apakah punca masalah sehingga menyebabkan kakitangan terpaksa melakukan kerja lebih masa ataupun organisasi telah menyediakan kerja lebih masa sebagai kebajikan yang boleh dipilih oleh kakitangan.

Selain penggunaan teknologi dan sistem yang terkini, saya mencadangkan agar untuk memantapkan lagi penggunaan teknologi khususnya komputer, seharusnya organisasi tidak mengabaikan penyediaan set komputer yang lengkap kepada para pekerja dengan sistem atau dapatan yang terkini. Berdasarkan pemerhatian dan pengalaman sendiri, organisasi seringkali menyediakan peralatan yang lengkap untuk kakitangan mereka. Namun amat mengecewakan, apabila kakitangan dihantar untuk menjalani sesuatu kursus yang berkaitan dengan teknologi apabila kembali ke tempat kerja, segala ilmu pengetahuan yang diperolehi di sepanjang kursus tidak dapat dipraktikkan sepenuhnya. Ini kerana, kursus-kursus yang dianjurkan adalah menepati pasaran kerja semasa, tetapi organisasi masih belum bersedia untuk melengkapkan peralatan dengan kesesuaian teknologi semasa.

Oleh itu, pada pendapat saya, hal ini amat merugikan bukan sahaja pekerja malah organisasi yang banyak melabur untuk pembangunan kerjaya pekerja namun matlamat yang hendak dicapai adalah tidak selari dengan persediaan untuk membuat perubahan dan menyesuaikan dengan keadaan semasa. Oleh itu, apabila hendak membuat sebarang perubahan, maka organisasi dan pekerja harus bekerjasama untuk memastikan agar matlamat yang hendak dicapai adalah selari dengan keupayaan pekerja dan organisasi itu sendiri.

Employee Learning And Development (ELD)

Pada pendapat saya, sistem ELD adalah satu sistem yang sangat komprehensif terhadap pembangunan pekerja dan kakitangan industri. Ia adalah satu sistem yang sangat lengkap kerana sistem ELD ini mempunyai ciri-ciri seperti menganalisis pembangunan kerjaya pekerja. Ia sabagai satu ciri yang terbaik untuk melihat dan menganalisa apakah program pembangunan yang sesuai dilaksanakan kepada para pekerja untuk memastikan para pekerja mendapat manfaat daripada program itu. Disamping itu, ia juga sebagai satu usaha untuk membangunkan kakitangan orgasisasi ke tahap yang lebih maju dari sebelum mengikuti program tersebut. Antara perubahan-perubahan yang boleh dilihat adalah seperti perubahan dari segi tingkahlaku, pengetahuan dan kemahiran pekerja.

Disamping itu, ia juga berkemampuan untuk mengenalpasti apakah program-program yang bakal dilaksanakan benar-benar dapat membantu dan membawa perubahan kepada kakitangan organisasi. Ia juga dapat mengumpul maklumat mengenai tahap program yang benar-benar diperlukan mengikut pangkat atau jawatan yang disandang oleh kakitangan itu. Selain itu, sistem ELD menganalisa program semasa yang dijalankan adakah ia benar-benar berjaya atau sebaliknya. Ia dapat mengukur sejauh mana program itu dapat mencapai sasaran dan menepati matlamat latihan yang dilaksanakan seterusnya selari dengan objektif organisasi menjalankan program tersebut.

Selain itu, saya juga berpandangan bahawa dengan menganalisis program yang dijalankan, ia dapat membantu membaiki kelemahan terhadap program-program yang bakal dilaksanakan kelak. Program terkini akan menjadi panduan kepada program-program akan datang. Sebaliknya, program-program latihan yang telah dilaksanakan akan menjadi garis panduan dan rujukan kepada program terkini. Oleh sebab itu, program-programn yang dilaksanakan sebaiknya mempunyai kertas kerja atau dokumen bertulis yang lengkap merangkumi maklumat-maklumat tempat, perbelanjaan, perjalanan program, pengendali, jurulatih, pelatih dan sebagainya yang bersangkutan dengan program bermula dari peringkat awal perlaksanaan sehinggalah ke penutup program. Oleh sebab itu kebiasaannya, setiap program yang dilaksanakan oleh organisasi akan berakhir dengan peringkat penilaian oleh para peserta. Borang kaji selidik akan disediakan oleh pihak penganjur atau jurulatih untuk dijawab oleh peserta. Dokumen-dokumen ini seterusnya akan disimpan sebagai rujukan dan panduan untuk penambahbaikan untuk program akan datang. Disamping itu, borang penilaian juga digunakan sebagai pengukuran untuk menentukan kejayaan sesuatu program latihan. Ia boleh dinilai berdasarkan markah-markah yang diberikan oleh para peserta atau dengan melihat perubahan para peserta sebelum dan selepas menyertai program latihan tersebut.

Pada pandangan saya juga, dengan sistem ELD yang bertindak untuk merancang dan memerhati latihan kakitangan organisasi, pembangunan kerjaya dan prestasi pekerja, ia akan membawa perubahan yang positif kepada para pekerja seterusnya berupanya meningkatkan produktiviti dan perkhidmatan organisasi. Merancang latihan kepada kakitangan akan menyediakan mereka kepada persaingan semasa dalam industri yang menuntut kecekapan dan kemahiran yang bukan sedikit daripada kakitangan dan pekerja. Ia juga sebagai persediaan semasa dalam industri pekerjaan kini yang banyak bergelumang dengan teknologi dan pengendalian mesin-mesin pemprosesan terkini. Latihan yang berjaya akan meningkatkan kecekapan kemahiran, pengetahuan yang membawa kepada perubahan tingkahlaku pekerja kepada lebih produktif, bermotivasi serta meningkatkan kesetiaan kepada organisasi.

Pada pendapat saya juga, sistem ELD dapat membawa kepada pembangunan kerjaya pekerja melalui kemahiran dan pengetahuan yang mereka perolehi yang akan membuka peluang kepada kakitangan bawahan untuk menjawat jawatan yang lebih tinggi dan lebih kanan. Misalnya, organisasi melihat akan pencapaian, kesetiaan, kemahiran dan pengetahuan seseorang individu untuk meluluskan kenaikan pangkat ataupun untuk kenaikan gaji tahunannya. Pembangunan kerjaya bukan sahaja menguntungkan individu itu, malah akan mendatangkan kesan positif kepada organisasi. Ia juga akan meningkatkan kepuasan kerja di kalangan kakitangan. Kepuasan kerja yang tinggi akan meningkatkan tahap kesetiaan serta mengelakkan pusing ganti kerja yang tinggi. Pembangunan kerjaya yang tersusun dan terancang dapat mencungkil bakat-bakat terpendam dan baru dalam diri kakitangan organisasi.

Lebih dari itu, pada pendapat saya sistem ELD juga menganjur dan mencadangkan program latihan yang benar-benar sesuai dan berkualiti untuk para pekerja industri. Pengurus organisasi hanya memilih dan membuat pertimbangan berdasarkan keperluan semasa organisasi bagi memastikan pekerja mendapat latihan yang sangat diperlukan bagi menjamin kualiti produktiviti dan perkhidmatan yang ditawarkan organisasi. Sistem ELD juga melaksanakan penialaian prestasi secara berkala dengan mengambil kira tempoh-tempoh tertentu. Ini bagi memastikan tahap kesediaan pekerja sentiasa berada pada level yang cemerlang dan dengan motivasi yang tinggi untuk bekerja.

Pada pemerhatian saya di beberapa organisasi, penilaian prestasi secara berkala ini biasanya dilakukan setiap 6 bulan sekali, iaitu dua kali dalam setahun. Namun, ia adalah bergantung kepada setiap ketua bahagian masing-masing. Ada kalanya, penyelia akan membuat penilaian secara kerap seandainya mendapat aduan atau melihat prestasi yang kurang memberansangkan daripada pekerja bawahan mereka. Pemantauan dan penilaian lebih kerap dijalankan bagi mengurangkan permasalahan dan ketidakcemerlangan pekerja yang boleh menjejaskan kualiti dan produktiviti kerja pekerja itu yang akan membawa kesan kepada organisasi dan jabatan kelak. Penilaian prestasi secara berkala akan memantau kualiti kerja pekerja supaya mencapai piawaian seperti yag dikehendaki dan yang telah ditetapkan oleh organisasi sebagai memelihara nama dan kepercayaan umum kepada organisasi.

Melihat kepada komponen-komponen yang terdapat dalam sisitem ELD, pada pendapat saya ia merupakan satu komponen latihan dan pembangunan yang menyeluruh kerana melibatkan penyimpanan beberapa maklumat penting yang boleh dikeluarkan apabila dikehendaki. Komponen-komponen tersebut melibatkan maklumat peribadi pekerja seperti nama, umur, alamat dan jawatan di organisasi. Ia juga mengandungi maklumat sebelum latihan seperti latar belakang pendidikan, pencapaian prestasi serta KPI pekerja itu sendiri. Lain-lain komponen adalah penilaian program dan pemindahan latihan yang membantu dalam peningkatan dan pembangunan kerja pekerja.

Oleh yang demikian, pada pendapat saya sistem ELD memberikan beberapa kelebihan kepada organisasi yang menggunakannya. Pertamanya, organisasi akan mendapat maklumat berkaitan latihan dan menggunakan maklumat itu untuk melibatkan para pekerjanya. Dengan maklumat yang lengkap, organisasi dapat membuat peruntukan yang bertepatan dengan latihan yang hendak dilaksanakan supaya latihan jangka panjag atau jangka pendek itu dilaksanakan mengikut keperluan semasa pekerja. Sistem ELD juga memberikan maklumat kepada para pekerja untuk membantu mereka membuat penilaian demi pembangunan diri dan kerjaya mereka. Pekerja mesti berdepan dengan suasana kerja semasa yang memerlukan kemahiran tertentu yang menjadi nadi kepada pekerjaan zaman kini seperti mempunyai kemahiran komputer.

Pada pandangan saya, kemahiran dan kecekapan mengendalikan komputer dengan pelbagai perisian amat penting bagi seseorang pekerja untuk terus berdaya saing dalam alam pekerjaan yang kian mencabar. Semasa latihan, pekerja boleh mempelajari kamahiran-kemahiran komputer yang sesuai untuk dipraktikkan di tempat kerja. Mereka juga dapat mengenalpasti apakah latihan yang bersesuaian yang boleh mereka hadiri.

Pengurusan Prestasi

Pada pendapat saya, penggunaan teknologi kini oleh organisasi sebagai satu alat untuk mengukur dan membuat penilaian ke atas prestasi di kalangan pekerja industri adalah sangat praktikal dan langkah yang bijak. Ini berikutan langkah-langkah penilaian dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dan pantas dengan adanya kemudahan maklumat secara real time dan online. Pengurusan terhadap penilaian prestasi yang cekap lagi berkesan berlandaskan kepada satu sistem elektronik dapat memudahkan pengumpulan maklumat kepada unit-unit pengurusan sumber manusia di semua jabatan dan aegnsi.

Pada pendapat saya juga, dengan kuantiti pekerja industri yang besar dan pelbagai peringkat pengurusan dan pelaksanaan, proses pengumpulan data secara manual adalah sudah tidak mencukupi untuk membolehkan pengurusan sumber manusia dilaksanakan secara berkesan. Hal ini menjadi sangat penting terutama kepada organisasi yang menyampaikan atau mengiklankan perkhidmatan mereka kepada pelanggan bagi memudahkan transaksi perniagaan dan juga perantara perkhidmatan di antara jabatan-jabatan dalam organisasi tersebut.

Bagi saya melalui sistem pengurusan sumber maklumat yang berkesan, ia bukan sahaja dapat mengautomasikan data-data yang disimpan secara manual sebelum ini, bahkan ia bertindak sebagai pusat maklumat atau bank yang boleh digunakan untuk meningkatkan lagi tahap pembangunan pekerja industri. Ini kerana sistem maklumat adalah satu sistem yang bersepadu, telah dimudahcarakan oleh teknologi yang menggabungkan amalan terbaik teknologi sumber manusia. Oleh itu, dengan adanya sistem pegurusan sumber maklumat ini, diharapkan ia dapat mewujudkan satu persekitaran kerja baru yang bercirikan kepada kepantasan, ketulusan, kemampuan mengesan tindakan yang diambil, dan kebolehpercayaan.

Saya juga merasakan sistem maklumat sumber manusia harus tersedia dengan satu bentuk pengurusan sumber manusia dengan lebih cekap dalam industri yang merangkumi semua aspek pembangunan sumber manusia bermula dari tarikh seseorang pekerja itu melaporkan diri untuk bekerja sehinggalah ke hari persaraannya.

Berdasarkan pengetahuan dan pemahaman saya, melalui polisi dan prosedur sumber manusia yang seragam dan maklumat sumber manusia yang bersepadu membolehkan proses-proses tertentu dijalankan secara konsisten serta memudahkan penggunaan sistem ini yang dapat membantu organisasi terutama peringkat pengurusan. Lebih dari itu, proses penilaian dan pembangunan pekerja akan menjadi lebih kompeten dan terarah. Dari segi penilaian terhadap kecekapan bekerja, ia dapat memperlihatkan pencapaian terhadap target yang telah ditentukan, samada melalui peningkatan produktiviti atau keputusan yang diperolehi di akhir perlaksanaan sesuatu tugasan.

Saya berpendapat, proses menguruskan prestasi pekerja adalah berhubungan terus dengan matlamat dan misi utama organisasi. Oleh itu, pekerja dan organisasi perlu menyetujui segala matlamat yang ditetapkan oleh organisasi secara bersama untuk membolehkan tindakan-tindakan ke arah matlamat itu berjaya dilaksanakan. Namun begitu, organisasi juga harus melaksanakan beberapa program pembangunan dan memberikan latihan kepada kakitangan agar segala kemahiran, tingkahlaku dan pengetahuan yang dikehendaki sebagai pemangkin untuk kakitangan lebih produktif. Di samping itu, kemahiran dan pengetahuan yang baru sangat berguna kepada kakitangan sebagai latihan jangka panjang dan merupakan salah satu proses pembangunan untuk diri dan kerjaya mereka.

Pada pandangan saya juga, pengurus sumber manusia harus bijak dalam melaksanakan program pembangunan latihan seperti mengatur, merancang dan menganalisis bentuk-bentuk latihan yang diperlukan oleh kakitangan. Malah, bentuk-bentuk perancangan itu harus didokumentasikan dan dibuat secara bertulis sebagai rujukan dan panduan pelaksanaan. Perancangan prestasi kakitangan atau pekerja melibatkan beberapa perkara penting seperti matlamat kerjaya dan perancangan latihan kakitangan. Latihan yang diberi kepada kakitangan haruslah selari dengan tugas dan keperluan mereka di tempat kerja. Ini termasuklah latihan untuk meningkatkan motivasi, membina hubungan baik dengan rakan sekerja serta meningkatkan kesedaran mengenai tanggungjawab mereka terhadap organisasi. Organisasi juga harus menjalinkan hubungan yang baik bersama kakitangan dengan melaksanakan kebajikan dan membuat pelaburan samada jangka panjang atau pelaburan jangka pendek untuk menghasilkan kakitangan yang benar-benar berkualiti untuk pelaksanaan operasi organisasi.

Menurut Journal Of Business Management Vol.5 (15), Institut for Information Industri, Taiwan menyatakan produktivit, motivasi dan kepuasan pegawai akan meningkat dengan adanya peralatan dan kemudahan komputer yang lebih baik, pengurangan kerja yang bertindih dan pengautomasian proses-proses kerja. Misalnya penyertaan kakitangan dalam membuat keputusan atau peluang yang diberikan kepada mereka untuk mereka membuat keputusan untuk melancarkan operasi organisasi. Ia akan menjadikan kakitangan tersebut terus bermotivasi dan akan meningkatkan kesetiaannya kepada organisasi dan secara automatik merasakan ia telah mendapat kepercayaan organisasi sekaligus mewujudkan semangat bekerja dan menimbulkan dalam dirinya rasa berkepentingan di organisasi itu.

Oleh yang demikian, pada pendapat saya seterusnya, penyertaan kakitangan dalam membuat keputusan akan meningkatkan prestasi sistem pengurusan organisasi kerana akan terdapat pelbagai keputusan yang mungkin membawa kepada satu keputusan muktamad yang terbaik. Ia kerana nilai-nilai keputusan itu diambil dari pelbagai lapisan golongan kakitangan yang berpengetahuan mahupun mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang-bidang kerja mereka. Selain itu, mempunyai objektif yang spesifik juga penting dalam sistem pengurusan prestasi. Kerana semua kakitangan akan memahami dan mempunyai satu objektif yang sama dengan organisasi untuk dicapai. Oleh itu, kakitangan dan organisasi dikatakan mempunyai hala tuju dan tujuan yang sama untuk dikongsi bersama dalam mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan dan dipersetujui secara bersama. Sehubungan itu, sistem maklumat sumber manusia yang dibangunkan oleh sesebuah organisasi akan membantu menyelesaikan masalah ketidakseragaman terhadap penilaian prestasi pekerja. Dengan adanya satu sistem yang seragam, ia akan memudahkan penilaian dibuat sekaligus nilai-nilai terhadap penilaian tersebut menepati standard atau pawaian tertentu oleh organisasi. Ia juga menjadi asas atau panduan kepada penyelia untuk menilai kakitangan bawahan mereka.

Selain itu, penilaian prestasi dan maklum balas akan diketahui secara segera kerana sistem maklumat ini dilengkapi dengan ciri kesegeraan, semasa dan terkini. Sistem maklumat ini juga menjadi salah satu sistem pengurusan yang penting sebagai monitor dan laluan standard prestasi yang betul untuk diikuti. Ia juga dapat memberi maklum balas atau tindak balas serta menjadi satu sistem kejurulatihan yang sangat berkesan samada digunakan secara formal atau tidak formal. Pada pendapat saya juga, ia juga digunakan sebagai pengurusan prestasi harian di mana pembangunan dapat dilaksanakan melalui program kejurulatihan, latihan, cabaran atau tugasan yang dilaksanakan oleh para kakitangan serta melaksanakan berubahan terhadap proses kerja kepada corak kerja yang lebih terkini dan efektif.

Pada pendapat saya, pengurusan yang baik adalah bergantung kepada pengurusan objektif yang baik. Apabila organisasi mempunyai objektif yang baik yang memenuhi beberapa ciri tertentu seperti objektif yang spesifik, kebolehcapaian atau munasabah sesuatu objektif itu untuk dicapai, realistik, boleh diukur atau diperhatikan mahupun dirasakan perubahannya serta mempunyai tempoh yang munasabah untuk dicapai. Ia melambangkan organisasi itu mempunyai matlamat yang kukuh dan jitu untuk dicapai. Lalu objektif itu akan dikongsi bersama-sama dengan kakitangan mereka. Ia akan mengukuhkan kepercayaan kakitangan kepada organisasi kerana yakin dengan hala tuju dan matlamat organisasi yang jelas.

Saya juga berpendapat, beberapa perkara boleh diukur seperti tingkah laku. Ia seperti melihat bagaimana kerja dapat dilaksanakan, tingkahlaku yang diperlukan, dan bagaimana tingkahlaku dapat memberi sokongan terhadap pencapaian dan budaya organisasi pada masa akan datang. Ia juga dapat melihat pencapaian seperti pencapaian terhadap keberhasilan, pencapaian terhadap pembandingan standard kerja yang diperlukan serta pencapaian terhadap matlamat dan objektif organisasi itu.

Menguruskan Pengambilan & Pemilihan

Pengambilan dan perjawatan menyediakan rangka kerja keseluruhan bagi proses perancangan, mengrekrut, memilih dan mengambil pekerja-pekerja. Matlamat pengambilan dan perjawatan adalah untuk mengenalpasti keupayaan, kebolehan dan multitasking yang benar-benar boleh membawa keuntungan kepada organisasi. Dapatan pekerja yang terbaik adalah terkesan dari proses pengambilan pekerja, strategi, polisi dan prosedur.

Paul Banfield, Rabecca Kay, Introduction To Human Resource Management, Oxford Universiti Press New Yrrk (2008).

Pengambilan Sumber Manusia adalah proses mengenal pasti keperluan untuk pekerja baru dan kemudian, mencari, menemuramah, serta pengambilan pekerja yang sesuai. Pengambilan Sumber Manusia memerlukan perancangan dan pelaksanaan yang wajar bagi memastikan bahawa calon pekerja yang dipilih benar-benar dapat memenuhi kehendak pasaran kerja dalam organisasi itu.

Pada peringkat pemilihan secara dalam talian, PDRM sangat teliti memilih calon yang sesuai untuk ke peringkat seterusnya sebelum disenarai pendekkan untuk ujian kecergasan dan latihan fizikal. Semasa pemilihan PDRM berhak untuk menolak atau menggugurkan calon yang tersenarai sekiranya didapati maklumat yang dikemukakan oleh calon adalah palsu atau tidak benar.

IBM adalah salah satu contoh organisasi yang mempunyai pelan tanpa kertas dalam talian
pendaftaran untuk semua pekerja sama ada dari luar dan dalam organisasi untuk menyertai
latihan dan kursus –kursus yang dikendalikan.

Syarikat IBM misalnya menggunakan perisian penjejakan pekerja dan sistem maklumat sumber manusia. Syarikat IBM dan jabatan kerajaan kini mengetahui akan kepentingan teknologi baru, sistem maklumat sumber manusia, dan keselamatan data. Di PDRM sendiri telah ditubuhkan Jabatan Komunikasi Korporat untuk mengendalikan dan bertindak sebagai pakar perunding di dalam dan di luar organisasi PDRM mengenai isu-isu yang berkaitan dengan blog, laman web, permohonan pekerjaan dalam talian dan aplikasi media sosial yang lain. Idea utama adalah untuk mendidik, menyokong dan menggalakkan program-program yang menggunakan perisian ini agar lebih dekat dengan pengguna untuk mendekati PDRM.

Pengrekrutan dan Pemilihan

Pasukan Polis Diraja Malaysia sangat mementingkan
kecergasan dan kecekapan. Oleh itu, salah satu modul
semasa temuduga dilaksanakan adalah ujian fizikal dan latihan
kecergasan agar para pemohon kerja menepati dan
memenuhi spesifikasi kerjanya.

Salah satu aktiviti sumber manusia PDRM yang terpenting adalah pemilihan pekerja. Ia bertujuan untuk memperolehi kuantiti dan jenis sumber manusia yang diperlukan oleh organisasi. Aktiviti ini termasuklah membuat analisis ke atas kerja, membuat perancangan sumber manusia dan pengrekrutan.

Analisis kerja misalnya, ia melibatkan kajian terhadap tugas-tugas dan tanggungjawab yang terlibat di dalam kerja, penghuraian kerja atau spesifikasi-spefisikasi kerja seperti kaedah untuk mengumpul maklumat, agar proses pengrekrutan dapat dilaksanakan. Proses-proses pengrekrutan termasuklah proses temuduga, menyediakan borang permohonan secara ‘online’, ujian pekerjaan atau latih amal dan praktikal. Pengrekrutan dan penstafan adalah salah satu bidang tanggungjawab pengurus sumber manusia PDRM selain bertanggungjawab terhadap temuduga, latihan, rekabentuk sistem pengganjaran, sistem pengrekrutam, pemilihan serta membuat penyusunan program latihan. Ini kerana, dalam perkhidmatan PDRM kekuatan fizikal amatlah dititikberatkan selain ketahanan mental dan kekuatan psikologi. Atas alasan itu, setiap lantikan untuk perkhidmatan di PDRM akan dikehendaki menjalani kursus asas pengrekrutan minima selama enam bulan.

Kursus asas rekrut ini adalah bahagian terakhir pemilihan dalam jabatan PDRM selepas melepasi kelayakan akademik, temuduga dan ujian kecerdasan yang dilakukan selepas pemohon mengisi maklumat peribadi di laman web pekerjaan yang disediakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA).

Ini kerana, tanpa kombinasi yang baik antara kelayakan akademik, ketahanan fizikal serta kekuatan mental pekerja di jabtan PDRM serta kebolehan yang sesuai maka pekerja dan organisasi akan mengalami kepincangan semasa beroperasi. Oleh itu, organisasi perlu merancang sumber manusia mereka agar kualiti sumber manusia dapat ditingkatkan dan sekaligus dapat meningkatkan produktiviti melalui peningkatan kemahiran dengan latihan, motivasi dan pengurusan pekerja yang baik.

Kawad kaki menjadi asas kepada para pelatih di jabatan
Polis Diraja Malaysia untuk meningkatkan disiplin

Disebabkan modal insan adalah sangat berharga dan merupakan aset utama jabatan seperti PDRM, mengukuhkan dan menguatkan modal insan atau tenaga sumber manusia menjadi cabaran utama yang perlu ditempuhi oleh jabatan sumber manusia di organisasi ini. Pengrekrutan dan penstafan yang efektif adalah menjadi kunci yang utama untuk mencapai matlamat organisasi. Dalam melahirkan bakal-bakal pegawai polis yang berdisiplin dan berdedikasi dalam kerjaya, kawad kaki serta pembelajaran yang efektif terhadap penyelesaian masalah keselamatan menjadi teras utama kepada pengrekrutan pekerja. Malah latihan yang disediakan di pusat-pusat latihan polis ini sebagai teras pembentukan disiplin yang jitu kepada para pegawai polis sekaligus membentuk semangat berpasukan dan nilai kerjasama antara pelatih.

“HRIS has been undertaken with the aim of utilising functions that are of a strategic nature thereby enhancing the strategic contribution of the HR function”.

Susan K.Lipert and Paul Michael Swiercz, Human Resource Information System (HRIS) and Technology Trust, Journal of Information Science 31:340 (2005)

Pengrekrutan dalam PDRM adalah satu terminologi yang menyeluruh, yang menjelaskan satu proses bagi menentukan keperluan untuk mengambil pekerja baru kerana ia adalah asas latihan dan kerjaya bagi PDRM. Di samping itu, ia dapat mengenalpasti di mana calon pekerja baru itu berada dan berusaha untuk menarik mereka supaya memohon untuk mengisi jawatan kosong seterusnya dapat mengisi kekosongan jawatan di tempat-tempat atau cawangan yang sangat memerlukan kakitangan tambahan. Hasil daripada pengrekrutan adalah senarai calon yang lengkap yang berpotensi untuk mengisi kekosongan. Senarai ini dipanggil senarai terpilih. Pengrekrutan atau proses mencari dan menarik calon yang sesuai untuk mereka membuat permohonan bagi mengisi kekosongan dilakukan apabila permintaan atau keperluan sumber manusia oleh sesebuah organisasi melebihi pembekalan. Tujuan utama pengrekrutan dilakukan secara ‘online’ dapat dilihat atas beberapa sebab iaitu :-

a) Mengiklankan Kekosongan jawatan dan keperluan calon yang dikehendaki bagi

memasuki perkhidmatan PDRM kerana ia melibatkan kos untuk memenuhi kekosongan

jawatan yang diiklankan itu

b) Mendapatkan staf atau pemohon atau calon-calon yang berkelayakan dengan

kekosongan jawatan

c) Mempercepatkan proses memenuhi kekosongan jawatan yang ditinggalkan

d) Memenuhi kontrak psikologikal

e) Memperlihatkan kualiti dan kuantiti serta kepelbagaian calon-calon yang memohon

PDRM tampil menjadi organisasi yang menggunakan internet untuk kemudahan pencari kerja terutama semasa proses pengambilan dan tapisan kelayakan mengikut beberapa ciri seperti kelulusan akademik, kesihatan fizikal dan bentuk kecacatan. Pencari kerja yang berpotensi akan mengenal pasti pengiklanan organisasi PDRM melalui carian di internet dengan mengakses bahagian kerjaya laman web korporat PDRM berkenaan. Segala perjawatan dan maklumat mengenai pelbagai peringkat jawatan boleh didapati dengan mudah untuk semakan oleh pencari kerja termasuk arahan cara bagaimana untuk memohon jawatan tersebutb dengan langkah demi langkah.

Mengrekrut dalam laman web adalah amalan biasa organisasi korporat dalam ekonomi digital hari ini. Keadaan persekitaran ekonomi yang global pada hari ini menghendaki organisasi merangka strategi dan amalan yang membawa kepada kelebihan dalam persaingan. Ini dapat dilakukan dengan merangka strategi pengambilan terbaik. Perancangan sumber manusia yang sistematik dapat membantu mengurangkan masalah yang berkaitan dengan sumber manusia. Ia juga dapat mengatasi masalah kekurangan dan lebihan tenaga buruh serta menjimatkan kos pengambilan. Sistem inilah yang sedang diteroka oleh kerajaan Malaysia kini.

HRMIS – Transformasi Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Malaysia Abad ke-21. Artikel Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (2011)

Melalui HRIS, kerajaan dapat mengenalpasti kekurangan dan lebihan tenaga kerja di sesuatu jabatan kerajaan dan akan membuat penyelarasan semula mengikut keperluan sumber manusia organisasi itu. Bilangan sebenar pekerja seperti selepas berpencen dan penamatan kontrak akan sentiasa dikemaskini.
Selaras dengan perkembangan teknologi baru dan persaingan globalisasi semasa, Kerajaan Malaysia kini juga telah menyediakan laman web untuk memudahkan pencari kerja yang berminat untuk berkhidmat dalam sektor kerajaan. Perkhidmatan yang ditawarkan adalah terbuka sepanjang tahun dan calon akan dipanggil untuk temuduga dan ujian kecekapan serta bakat berdasarkan keperluan jawatan semasa. Oleh itu, pencari-pencari kerja hanya perlu mengisikan maklumat diri dan jawatan yang dipohon berdasarkan kelayakan akademik dan syarat-syarat yang telah ditetapkan. Calon yang telah berdaftar dengan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia ini akan dipanggil sekiranya terdapat keperluan tenaga kerja dan kekosongan jawatan dalam kerajaan Malaysia.

Portal Rasmi Suruhanjaya Perkhidmatan Malaysia Yang Dibangunkan
Oleh Kementerian Sumber Manusia Bagi Memudahkan Pencari
Kerja Memohon Kekosongan Jawatan Yang Terdapat Di Sektor Kerajaan.

Pencari kerja perlu mendaftar dan rekod permohonan jawatan
mereka akan aktif dalam tempoh satu tahun dari tarikh pendaftaran

Setiap calon yang berdaftar dibenarkan untuk memilih lima jawatan

pilihan yang utama mengikut kesesuaian dengan kelayakan mereka dan

akan ditawarkan pekerjaan tersebut mengikut mana-mana kekosongan semasa.

Maklumat terkini mengenai status jawatan yang dipohon
akan segera diketahui selepas pemohon membuat pendaftaran.
Oleh itu, pemohon mempunyai pilihan untuk meneruskan pilihan
jawatan tersebut atau memilih jawatan-jawatan lain yang ditawarkan.

Secara terperinci permohonan pekerjaan dalam talian adalah permohonan sesuatu pekerjaan yang mengisi borang di laman maya yang menggantikan kertas dan pen yang menggantikan permohonan secara tradisi yang mana pemohon pekerjaan melawat sebuah syarikat atau menunggu untuk temuduga. Permohonan pekerjaan secara online menjadi semakin popular dikalangan majikan. Ini kerana permohonan pekerjaan secara online, tanpa kertas tidak memerlukan campur tangan tenaga kerja yang ramai dalam proses penyimpanan dan capaian, lebih cekap dan menjimatkan masa kakitangan. Disamping itu, ia juga memenuhi keperluan pengambilan yang tidak bersifat diskriminasi yang berdasarkan kelayakan seseorang pemohon untuk pekerjaan tersebut.

Utusan Malaysia (12.2.2009)
Permohonan pekerjaan secara online boleh diperiksa oleh kata kunci untuk mencari pemohon dengan kemahiran, pengalaman, dan ijazah yang diperlukan untuk kerja-kerja tertentu. Permohonan pekerjaan secara online mengandungi bahagian awal yang prescreen dan prequalify pemohon sebelum majikan terpaksa mengkaji semula keseluruhan permohonan kerja dalam talian. Dari segi kelebihan untuk pemohon, jika pemohon dianggap tidak berkelayakan untuk pembukaan kerja tertentu, sesi permohonan berakhir. Ini mengurangkan jumlah masa dan tenaga yang bakal kakitangan laburkan dalam mengisi permohonan pekerjaan untuk jawatan yang mereka tidak berkelayakan.

Dalam sektor swasta pula, terdapat satu sistem yang dikenali sebagai Perisian Penjejakan yang membolehkan majikan terus berurusan dengan permohon pekerjaan dan menguruskan data yang dikumpul dari resume. Organisasi besar menggunakan perisian menjejaki pencari kerja untuk menguruskan pengkalan data resume yang telah dicipta oleh pemohon pekerjaan secara online di laman web organisasi itu. Vendor perisian Penjejakan pemohon biasanya telah bekerjasama dengan Jabatan Sumber Manusia kerajaan untuk mengekstrak data dari aplikasi dalam talian mereka.

Sesuatu perisian penjejakan pemohon secara online yang dipilih oleh syarikat atau yang dikendalikan oleh vendor akan memenuhi beberapa ciri seperti :-

a) Kata kunci seperti pengalaman kerja, kelulusan akademik dan pencapaian

Maklumat-maklumat organisasi seperti latar belakang, pemilikan, pencapaian, berkaitan dengan operasional, perhubungan dan bentuk berkhidmatan. Ini kerana para pencari kerja hari ini kebanyakan adalah yang aktif dan mempunyai sikap ingin mengetahui mengenai sesuatu yang sangat tinggi. Mereka akan lebih berminat terhadap organisasi yang mendedahkan identiti dan berkongsi maklumat mengenai mereka secara terbuka. Ia menunjukkan bahawa organisasi ini adalah terbuka dan bersedia untuk menerima pekerja baru dalam organisasi mereka. Kebanyaka organisasi yang mengamalkan amalan ini adalah terdiri daripada organisasi-organisasi besar dan mengiklankan kekosongan jawatan yang tinggi.

Pengurusan HRIS

Tiga peringkat utama dalam Sistem Maklumat Sumber Manusia

HRIS adalah perisian secara dalam talian untuk memudahkan pekerja dalam kemasukan data atau maklumat, mengesan maklumat dan data, serta ia juga melibatkan pelbagai maklumat keperluan sumber manusia seperti gaji, pengurusan, fungsi-fungsi perakaunan dalam perniagaan. Ia dikenali sebagai ’data base’ dan setiap HRIS adalah mempunyai keupayaan yang berbeza. Kini terdapat banyak syarikat menjual HRIS dan sebagai pelanggan, organisasi adalah mempunyai pilihan untuk memilih HRIS secara teliti yang berkeupayaan dan bersesuaian dengan keperluan semasa organisasi.

Jabatan PDRM mempunyai sistem maklumat sumber manusia yang lengkap dan memenuhi beberapa ciri seperti pengurusan semua maklumat pekerja seluruh negara, iaitu secara peribadi kakitangan akan terlibat dalam pengisian maklumat peribadi, urusan-urusan seperti cuti, tuntutan perjalanan atau lebih masa, rawatan perubatan, laporan dan analisis malumat pekerja, dokumen yang berkaitan dengan organisasi seperti buku panduan pekerja, prosedur pemindahan kecemasan, serta termasuk garis panduan keselamatan semasa berada di organisasi atau ketika beroprerasi dan lain-lain.. Etika-etika kepolisan dan peraturan semasa bekerja mahupun berada di khalayak umum. Etika-etika ini juga didedahkan di laman eb rasmi jabatan sebagai panduan umum agar hak untuk memdapat pembelaan sentiasa terbuka luas.

Melalui sistem maklumat sumber manusia PDRM, kakitangan mendapat manfaat dan berpeluang untuk mengemaskini maklumat peribadi melibatkan perubahan status dan pendaftaran dalam sistem pentadbiran organisasi. Apa yang lebih penting adalah, HRIS berkeupayaan digunakan sebagai agen bagi pencari kerja yang sangat berminat untuk bekerja sebagai anggota polis. Perisian HRIS PDRM sangat terkesan dalam pengurusan resume pemohon. Ini kerana HRIS PDRM dibangunkan untuk dalam menyediakan maklumat mengenai apa jua sekiranya jabatan PDRM hendak mengesan dan menganalisis tentang kakitangan dan bekas kakitangan. Malah, HRIS PDRM turut merekodkan kesalahan undang-undang yang dilakukan oleh kakitangannya. HRIS PDRM juga berkesan dalam membantu jabatan dan kakitangan untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan seperti etika kerja, akta-akta dan prosedur jenayah, prosedur penguatkuasaan undang-undang dan sangat berkepentingan dalam menyokong pekerja melalui laporan penilaian prestasi. Melalui aktiviti-aktiviti ini, akan memahirkan kakitangan dengan penggunaan teknologi maklumat sekaligus membantu melicinkan atau mempercepatkan pembangunan teknologi maklumat dalam kerajaan.

Kelebihan HRIS yang telah diamalkan dalam organisasi PDRM adalah mengenai sistemnya yang membolehkan jabatan sumber manusia atau ketua jabatan mahupun kakitangan yang dibenarkan untuk menggunakan perisian itu bagi memantau semua kakitangan serta menjejaki maklumat tentang mereka. Ia biasanya dilakukan dalam pangkalan data atau dalam siri pengkalan data. Maklumat dalam pengkalan data ini dapat disimpan atau membuat carian semula dengan lebih cepat dan mudah.

Muka depan laman web HRIS kerajaan Malaysia

Sistem HRIS yang dilaksanakan oleh kerajaan dan yang diamalkan oleh PDRM mempunyai maklumat dan data-data yang terperinci melibatkan beberapa data penting seseorang kakitangan :-

a)	Pengurusan Rekod Peribadi
b)	Pengisytiharan Harta
c)	Profil Perkhidmatan
d)	Penilaian kompentensi
e)	Penilaian Tahap Kecekapan
f)	Peperiksaan Perkhidmatan
g)	Laluan Kerjaya
h)	Pelan Penggantian
i)	Landasan Kerjaya
j)	Pengesahan Dalam Perkhidmatan
k)	Penilaian Prestasi