Mengenali HRIS

Mengenali HRIS

Sistem maklumat sumber manusia? Menurut Tansley, Newell dan Williams, HRIS merupakan satu pengkalan data elektronik untuk menyimpan dan memanggil semula data sumber manusia yang tersedia untuk sesiapa yang ingin mengaksesnya. Berupaya menyimpan, memanipulasi, menganalisis, dan mendapatkan kembali maklumat, HRIS juga sebagai sebagai alat untuk menyebarkan maklumat berkaitan dengan sumber manusia dalam sesebuah organisasi.

---

Ibrahim Mamat. Zaiton Hassan. Pengurusan Sumber Manusia, Perspektif Modal Insan. Dewan Bahasa Dan Pustaka, Kuala Lumpur (2008).

Umumnya, masyarakat umum mengenali teknologi maklumat berkaitan dengan fungsi automatik dan sangat berinformasi demi untuk menjimatkan masa dan tenaga dalam menguruskan maklumat atau data-data. Sebagai contoh, di organisasi Mahabuilders Berhad sebagai syarikat pemaju perumahan yang menggunakan permohonan cuti rehat secara dalam talian. Ia bukan sahaja menyenangkan permohonan bercuti kerana tidak perlu lagi diproses oleh kerani malah dapat mengurangkan beban kerja dan rutin harian pekerja-pekerja jabatan sumber manusia di organisasi  Mahabuilders Berhad. Hal ini dapat mengurangkan organisasi  Mahabuilders Berhad terhadap kebergantungan kepada tenaga pekerja seperti penjawat awam atau kerani di jabatan sumber manusianya. Malah, dari sudut lain, saiz keperluan sumber manusia bagi PDRM dapat dikecilkan di bahagian-bahagian pentadbiran dan pengurusan. Sebaliknya pegawai dan anggota polis dapat memberikan tumpuan sepenuhnya kepada tugasan harian mereka seperti membuat rondaan dan mengawal trafik di laluan-laluan utama bandaraya.

Sistem yang dikenali sebagai E-Cuti dikalangan kakitangan  Mahabuilders Berhad ini sangat efektif kerana permohonan akan dihantar terus ke Ketua Bahagian yang berkuasa untuk meluluskan cuti kakitangan bawahannya. Sistem yang digunakan amat mudah dan cepat berbanding pergerakan borang cuti secara manual untuk mendapatkan kelulusan ketua jabatan. Sistem E-Cuti diprogramkan agar berupaya menghantar peringatan kepada ketua jabatan seandainya belom mengambil tindakan ke atas permohonan yang dihantar kepadanya melalui ”INBOX”  e-mail Intranet Jabatan.  Maklumat yang terdapat E-Cuti  adalah lengkap seperti tempat semasa bercuti dan tarikh  bercuti. Disebabkan jabatan  Mahabuilders Berhad adalah jabatan yang bertanggungjawab untuk menjaga keselamatan dan keamanan negara, pergerakan untuk bercuti kakitangannya samada di dalam dan di luar negara menjadi satu prosedur yang yang sangat dititikberatkan. Ini kerana kekuatan anggota yang bertugas pada satu-satu masa amat penting untuk diambil kira sebagai persediaan menghadapi sebarang kemungkinan ancaman keselamatan atau bencana. 

Melalui HRIS juga, maklumat yang diperolehi berada pada tahap yang konsisten serta dapat menampilkan mutu perkhidmatan yang berkualiti dan segera serta berkualiti dari segi data yang tepat. Tempoh pemprosesan yang lebih pantas dapat meningkatkan produktiviti sesebuah organisasi terutama organisasi yang mementingkan produktiviti seperti dalam bidang perniagaan seperti pekhidmatan pengeluaran wang melalui mesin automatik yang disediakan oleh bank-bank dan organisasi yang menawarkan bidang perkhidmatan seperti jabatan kerajaan. Jabatan swasta yang berfungsi untuk memberikan perkhidmatan kepada pelanggan, sebagai contoh, dalam pengurusan hariannya telah menggunakan aplikasi elektronik yang dikenali sebagai E-Perumahan, iaitu penyediaan perkhidmatan secara dalam talian kepada pencari rumah dalam pelbagai bidang pekerjaan di sektor kerajaan dan swasta di pelbagai tempat seluruh negara.

Hal ini bertujuan agar dapat menyebarkan maklumat, dan memberi kemudahan kepada pengguna dari segi peluang untuk memilih dan membuat keputusan yang baik  disamping memberikan kepuasan kepada pengguna terhadap perkhidmatan yang sediakan. Kemudahan sistem maklumat bertambah meluas apabila hari ini wujud perkhidmatan permohonan dalam talian milik universiti atau institusi pengajian tinggi itu sendiri yang bolek diakses dan membuat permohonan terus melaluinya untuk menyambung pelajaran di institusi pemngajian yang menjadi pilihan. Penggunaan teknologi baru ini sangat memudahkan kerana permohonan berdasarkan kelayakan sahaja akan diproses kerana laman web ini dikawal oleh Kementerian Pengajian Tinggi yang mempunyai maklumat diri dan kelayakan pemohon atau pelajar itu sendiri. 

Salah satu sistem maklumat yang penting dalam organisasi kini adalah penggunaan e-mel (mel elektronik) iaitu komunikasi yang paling banyak digunakan dan membolehkan maklumat dihantar dengan pantas kepada pengguna yang ramai. Penggunaan E-mel dapat mengurangkan kos pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi serta dapat memudahkan komunikasi antara hirerki yang berbeza dalam organisasi. Malah e-mel digunakan sebagai kaedah yang seragam untuk organisasi melaksanakan urusniaga secara elektronik seperti pembelian, koordinasi penghantaran, pembayaran produk dan inventori. Maklumat dari E-mel akan dikeluarkan hanya apabila ia diperlukan. 

Antara beberapa objektif utama HRIS

“Human Resource Information System (HRIS) is a concept concerning the utilization of Information Technology (IT) development and characteristics for effective managing of the Human Resource Management (HRM) functions and applications. HRIS is considered as a systematic procedure for collecting, storing, maintaining, and recovering data required by the organizations about their human resources, personnel activities and organizational characteristics”

---

Ihklas Altarawneh (Corresponding Author), Human Resource Informations System In Jordanian Universities, International Journal Of Business and Management, Vol. 5 (2010).

Menurut Ibrahim (2008), Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) telah dibangunkan dengan tujuan untuk membantu pentadbiran universiti di dalam menjalankan tugas harian secara berkomputer. Sistem ini berfungsi sebagai suatu kaedah untuk menyimpan maklumat berkaitan seseorang staf bermula dari lantikan pertama sehinggalah persaraan dan meletakan jawatan. Segala urusan berkaitan sumber manusia akan dilakukan dengan bantuan sistem ini. Pelbagai laporan boleh dijana melalui sistem ini mengikut kehendak pengguna.

---

Ibrahim Mamat. Zaiton Hassan, Pengurusan Sumber Manusia, Perspektif Modal Insan. Dewan Bahasa Dan Pustaka, Kuala Lumpur(2008).

Penyataan ini bertepatan dengan sistem pentadbiran kerajaan masa kini yang mengamalkan permohonan pekerjaan secara dalam talian. Kini, semua jawatan dalam sektor kerajaan akan diiklankan melalui laman web yang turut  memuatkan maklumat-maklumat lain berkaitan gaji, bidang tugas, skim perkhidmatan mengenai sesuatu jawatan. Kesimpulannya, HRIS adalah satu sistem teknologi maklumat yang digunapakai untuk membantu fungsi sumber manusia agar ia menjadi lebih efektif dan efisyen bagi peningkatan produktiviti organisasi. Ia merupakan satu sistem yang berintegrasi yang berupaya untuk mengumpul, menyimpan, mengekal dan mendapatkan kembali data-data yang telah disimpan mengenai pekerja, aktiviti sumber manusia, dan jabatan-jabatan dalam organisasi.

Manfaat Sistem Maklumat Sumber Manusia kini dapat 

memudahkan kerja pengurusan sumber manusia organisasi